Compras

Un pedido lleva su proveedor, fecha prevista, almacén de destino y líneas numeradas con cantidades, precios, IVA y descuentos. Atraviesa sus estados de uno en uno — y cada línea muestra lo pedido contra lo recibido, como barra de progreso, durante toda la vida del pedido. Los pedidos también pueden nacer del almacén: la automatización de reposición los prepara en borrador desde los puntos de pedido, dentro de un tope de gasto.

Las entregas rara vez coinciden con el pedido al primer camión. Una recepción toma lo que realmente llegó — treinta sillas de las cuarenta pedidas —, lo verifica contra lo que sigue abierto, y al completarse carga el stock en el almacén elegido y actualiza el pedido línea por línea. El asiento contable del valor recibido, con el transporte repartido a prorrata entre las líneas, se intenta en el mismo gesto; si la contabilización falla, la recepción se mantiene y los libros te dicen qué falta.

Las recepciones son documentos con numeración propia, vinculados a su pedido y a su almacén. Cada una puede llevar inspecciones de calidad en la entrada — tamaño de muestra, cuántas unidades conformes, cuántas rechazadas, y qué pasa después, de aceptar a descartar. La inspección es un registro de auditoría sobre la recepción: documenta la decisión sin tocar nunca las cantidades a tus espaldas.

La ficha de proveedor guarda los datos fiscales — partita IVA, código fiscal, código SDI, PEC —, las condiciones de pago, los datos bancarios y el rastro completo de pedidos y facturas. Al lado, un centro de comunicaciones: un buzón de compras y canales de WhatsApp, con las conversaciones archivadas por proveedor, así el presupuesto que te prometieron para el jueves queda en la ficha, no en el correo de alguien.