Zakupy

Zamówienie niesie swojego dostawcę, spodziewaną datę, magazyn docelowy i ponumerowane pozycje z ilościami, cenami, VAT-em i rabatami. Przechodzi przez swoje stany po kolei — a każda pozycja pokazuje zamówione wobec przyjętego, jako pasek postępu, przez całe życie zamówienia. Zamówienia mogą też rodzić się z magazynu: automatyzacja uzupełniania przygotowuje je jako wersję roboczą na podstawie punktów ponownego zamówienia, w ramach pułapu wydatków.

Dostawy rzadko zgadzają się z zamówieniem od pierwszej ciężarówki. Przyjęcie bierze to, co naprawdę dotarło — trzydzieści krzeseł z czterdziestu zamówionych —, sprawdza to wobec tego, co wciąż jest otwarte, i po zakończeniu przenosi stan do wybranego magazynu oraz aktualizuje zamówienie pozycja po pozycji. Zapis księgowy przyjętej wartości, z kosztem transportu rozłożonym proporcjonalnie na pozycje, jest podejmowany w tym samym ruchu; jeśli księgowanie się nie powiedzie, przyjęcie zostaje, a księgi mówią ci, czego brakuje.

Przyjęcia to dokumenty z własną numeracją, powiązane ze swoim zamówieniem i magazynem. Każde może nieść kontrole przy przyjęciu — wielkość próbki, ile pozycji zgodnych, ile odrzuconych, i co dzieje się dalej, od akceptacji po złomowanie. Kontrola to zapis audytowy na przyjęciu: dokumentuje decyzję, nigdy nie dotykając ilości za twoimi plecami.

Kartoteka dostawcy przechowuje dane fiskalne — partita IVA, numer podatkowy, kod SDI, PEC —, warunki płatności, dane bankowe i pełny ślad zamówień i faktur. Obok niej centrum komunikacji: skrzynka zakupowa i kanały WhatsApp, z rozmowami archiwizowanymi dla każdego dostawcy — dzięki temu wycena obiecana na czwartek jest w kartotece, a nie w czyjejś skrzynce odbiorczej.