Inköp

En order bär sin leverantör, förväntat datum, mottagande lager och numrerade rader med kvantiteter, priser, moms och rabatter. Den går igenom sina tillstånd ett i taget — och varje rad visar beställt mot mottaget, som en förloppsindikator, så länge ordern lever. Ordrar kan också födas ur lagret: påfyllnadsautomatiken förbereder dem som utkast från beställningspunkter, inom ett utgiftstak.

Leveranser stämmer sällan med ordern redan vid första lastbilen. En inleverans tar emot det som verkligen kom — trettio av fyrtio beställda stolar —, kontrollerar det mot vad som fortfarande är öppet, och flyttar vid avslut lagret till det valda lagret och uppdaterar ordern rad för rad. Bokföringsposten för det mottagna värdet, med frakten fördelad proportionellt på raderna, försöks i samma rörelse; om bokningen misslyckas står inleveransen kvar, och böckerna talar om för dig vad som saknas.

Inleveranser är dokument med egen numrering, kopplade till sin order och sitt lager. Var och en kan bära inkommande kvalitetskontroller — stickprovsstorlek, hur många godkända, hur många avvisade, och vad som händer sedan, från acceptera till skrotning. Kontrollen är en granskningspost på inleveransen: den dokumenterar beslutet utan att någonsin röra kvantiteter bakom din rygg.

Ett leverantörskort håller de fiskala uppgifterna — partita IVA, skattenummer, SDI-kod, PEC —, betalningsvillkor, bankuppgifter och hela spåret av ordrar och fakturor. Bredvid det, ett kommunikationsnav: en inköpsbrevlåda och WhatsApp-kanaler, med konversationer arkiverade per leverantör, så att offerten som utlovades till torsdag ligger i kortet, inte i någons inkorg.