Achats

Une commande porte son fournisseur, la date attendue, l’entrepôt de destination et des lignes numérotées avec quantités, prix, TVA et remises. Elle traverse ses états un par un — et chaque ligne affiche le commandé contre le reçu, comme une barre de progression, pendant toute la vie de la commande. Les commandes peuvent aussi naître de l’entrepôt : l’automatisation du réapprovisionnement les prépare en brouillon à partir des points de réapprovisionnement, dans un plafond de dépense.

Les livraisons collent rarement à la commande dès le premier camion. Une réception prend ce qui est vraiment arrivé — trente chaises sur les quarante commandées —, le vérifie par rapport à ce qui reste ouvert, et à la finalisation, verse le stock dans l’entrepôt choisi et met à jour la commande ligne par ligne. L’écriture comptable de la valeur reçue, avec le transport réparti au prorata sur les lignes, est tentée dans le même geste ; si la comptabilisation échoue, la réception reste valable et les comptes te disent ce qui manque.

Les réceptions sont des documents avec leur propre numérotation, liés à leur commande et à leur entrepôt. Chacune peut porter des contrôles qualité à l’entrée — taille d’échantillon, combien conformes, combien rejetées, et ce qui se passe ensuite, d’accepter à la mise au rebut. Le contrôle est un enregistrement d’audit sur la réception : il documente la décision sans jamais toucher aux quantités dans ton dos.

Une fiche fournisseur garde les données fiscales — partita IVA, numéro fiscal, code SDI, PEC —, les conditions de paiement, les coordonnées bancaires et la trace complète des commandes et factures. À côté, un centre de communications : une boîte mail achats et des canaux WhatsApp, avec les conversations classées par fournisseur — ainsi, le devis promis pour jeudi reste dans la fiche, pas dans la boîte mail de quelqu’un.