Compras

Uma encomenda leva o seu fornecedor, data prevista, armazém de destino e linhas numeradas com quantidades, preços, IVA e descontos. Percorre os seus estados um a um — e cada linha mostra o encomendado contra o recebido, como barra de progresso, durante toda a vida da encomenda. As encomendas também podem nascer do armazém: a automação de reposição prepara-as em rascunho a partir dos pontos de encomenda, dentro de um teto de despesa.

As entregas raramente coincidem com a encomenda ao primeiro camião. Uma receção regista o que chegou de facto — trinta cadeiras das quarenta encomendadas —, verifica-o face ao que ainda está em aberto, e ao concluir carrega o stock no armazém escolhido e atualiza a encomenda linha a linha. O lançamento contabilístico do valor recebido, com o transporte repartido proporcionalmente pelas linhas, é tentado no mesmo gesto; se o lançamento falhar, a receção mantém-se e os livros dizem-te o que falta.

As receções são documentos com numeração própria, ligados à sua encomenda e ao seu armazém. Cada uma pode levar inspeções de qualidade à entrada — dimensão da amostra, quantas conformes, quantas rejeitadas, e o que acontece a seguir, de aceitar a abate. A inspeção é um registo de auditoria na receção: documenta a decisão sem nunca tocar nas quantidades pelas tuas costas.

A ficha de fornecedor guarda os dados fiscais — partita IVA, número fiscal, código SDI, PEC —, as condições de pagamento, os dados bancários e o rasto completo de encomendas e faturas. Ao lado, um centro de comunicações: uma caixa de correio de compras e canais de WhatsApp, com as conversas arquivadas por fornecedor, para que o orçamento prometido para quinta-feira fique na ficha, não na caixa de correio de alguém.