Einkauf

Eine Bestellung trägt ihren Lieferanten, das erwartete Datum, das Ziellager und nummerierte Positionen mit Mengen, Preisen, Umsatzsteuer und Rabatten. Sie durchläuft ihre Zustände einen nach dem anderen — und jede Position zeigt bestellt gegen erhalten, als Fortschrittsbalken, solange die Bestellung lebt. Bestellungen können auch aus dem Lager entstehen: Die Nachbestell-Automatik legt sie als Entwurf aus Meldebeständen an, innerhalb einer Ausgabengrenze.

Lieferungen stimmen selten beim ersten Lkw mit der Bestellung überein. Ein Wareneingang nimmt, was wirklich ankam — dreißig von vierzig bestellten Stühlen —, prüft es gegen das, was noch offen ist, und verschiebt bei Abschluss den Bestand ins gewählte Lager und aktualisiert die Bestellung Position für Position. Die Buchung des erhaltenen Werts, mit anteilig auf die Positionen verteilten Versandkosten, wird im selben Zug versucht; scheitert die Buchung, bleibt der Wareneingang bestehen, und die Bücher sagen dir, was fehlt.

Wareneingänge sind Belege mit eigener Nummerierung, gebunden an ihre Bestellung und ihr Lager. Jeder kann Wareneingangsprüfungen tragen — Stichprobengröße, wie viele angenommen wurden, wie viele abgelehnt, und was als Nächstes passiert, von annehmen bis Verschrottung. Die Prüfung ist ein Prüfvermerk am Wareneingang: Sie dokumentiert die Entscheidung, ohne je hinter deinem Rücken Mengen anzufassen.

Ein Lieferantendatensatz hält die steuerlichen Daten — partita IVA, Steuernummer, SDI-Code, PEC —, Zahlungsbedingungen, Bankdaten und die vollständige Spur aus Bestellungen und Rechnungen. Daneben ein Kommunikationszentrum: ein Einkaufspostfach und WhatsApp-Kanäle, mit Gesprächen, die je Lieferant abgelegt werden — so steht das für Donnerstag versprochene Angebot im Datensatz, nicht im Postfach von irgendjemandem.